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| 參加活動前 |
面對任何社交活動，做好充分準備都是成功的關鍵。第一步應該要設法拿到出席者名單。這點應該不難做到，只要向活動主辦人或聯絡人提出要求即可。現在常有人提出這類要求，所以要到名單應該不是太困難的事情。萬一有人問你為什麼需要這份名單，不妨坦白回答：「我非常期待能有所貢獻，讓活動辦得很成功，所以希望儘可能事先做好準備。」 一拿到來賓名單，就應該從幾個層次來評估這份名單。首先，你應該再三檢視這份名單，並且試著練習唸出名單上的名字。每個人聽到別人正確唸出自己的名字時，都會非常高興，名字比較罕見難讀的人尤其如此。這雖然是小事，卻是表達尊重非常有效的方法，能展現出你所付出的心力和對細節的重視，也會提升你的形象。對方會想：其他還有什麼事情會讓這個人花費時間和心力來學習、演練、精通和執行呢？我想和這個人做生意。這種公開表示尊重的方式能突顯你與眾不同的特色。 我認識一位銀行資深副總裁，他每次參加銀行舉辦的活動前，都花二十到三十分鐘溫習來賓的名字，並練習名字的正確發音。每當來賓經過正式介紹後，聽到他彷彿多年老友般流利地說出他們的名字，他們臉上的表情透露出很多訊息：這個人很專業，頭腦清楚而專注。意思是：我想和他做生意，因為如果他單單為了準備參加一場社交活動，就注意到如此小的細節，事先費心練習我的名字的正確發音，那麼他還會同樣盡心盡力地投入哪些事情呢？在日常生意往來中，我們對他的期望可以有多高？基本印象是：我對這個人有信心，我想和他做生意。 其次，預先評估賓客名單是為了能進一步查核和準備。了解賓客的背景、他們目前的事業重心，以及近期的活動，你可以從中獲得寶貴的資訊，並且找到一些可以聊的話題，顯示你了解他們的挑戰和企圖，甚至他們公司的願景或使命宣言。你下的苦功必將獲得肯定，因為真的能做好這一步的人寥寥無幾。這是另外一個突顯自己的大好機會！ 第三，尋找可結交的人脈和有用的關係。先了解這個場合中有哪些可以建立的重要關係，設法從活動中獲益，同時又有所貢獻。先針對名單上的公司和個人做一些研究。當你在會場碰到這些人，需要找一些聰明話題來閒聊時，你的研究就會發揮極大的價值。預先做一點小小的研究，就能為你塑造專業的形象。我有一次在活動中碰到一個人，他和我握手時，告訴我他的名字、頭銜和他所從事的行業。由於我事先做了一點功課，所以我能回答：「很高興認識你，我曉得貴公司，也知道你們最大的競爭對手是某某公司。我很好奇，你們如何在市場上和對手區隔？」這個人立刻對這個話題表現高度興趣，回答我時顯得非常自豪而慎重。只需要在網路上查一下資料，就能適時建立關係。 另外一個有用的工具是：先準備好幾個當下最熱門的話題，不過可能也需要事前做一點研究。你有沒有辦法聰明地談論最近的新聞事件？或介紹一本好書？談論某位現代藝術家或作家？你可能需要在參加活動前先下一點功夫，不過這樣一來卻能留給別人深刻的印象。 最後，要設定優先順序。在名單上找找看有沒有哪些人是你很想見到的：或許是你最近一直沒辦法用電話連絡上的某個人，或是你很想見到的貴公司某位主管，也可能是另外一個部門的同事，和他混熟一點可以為工作帶來不少便利。這類活動適時提供了拉關係的機會。我鼓勵你好好抓住時機，善用這個大好機會。要記住，心想：「我來待個一刻鐘左右就離開」的人絕對不只你一個，因此腦子裡一定要牢牢記住自己的優先順序，有效運用時間，才不會來不及見到想見的人。 除了檢視賓客名單外，還應該構思一句搶眼的自我介紹，內容要隨著說話對象不同而改變。例如你可能說：「哈囉，我叫茱蒂．博曼，我是國際禮儀顧問公司的主管，我也寫作，是個專欄作家！」一定要說「哈囉」，而非「嗨」； 介紹自己的全名、公司名稱和職銜，因為這是專業的場合，而不是一般社交場合。其他人需要知道你屬於哪個行業和公司名稱為何，以及你做的是什麼工作。如此一來，他們才會知道可以怎麼幫你，以及你可以在哪些方面幫他們的忙，應該把自己視為有用的資源。幫助別人透過聯想記住你的名字，自我介紹盡可能簡潔而吸引人。 活動當天(上) 穿著打扮必須很專業。在職場上，無論男性或女性，深色衣著的效果最佳。 白色、米色或卡其色的衣著通常只適合在天氣暖和的時候，或是在熱帶性氣候的國家穿。 最好選擇有大口袋的外套，一個口袋可以放別人給你的名片，另一個口袋就放自己的名片。不要把自己的名片放在錢包或皮夾等地方，這樣一來，別人向你要名片或你打算給別人名片時，很不容易掏出來。應該把名片放在隨時可以拿到的地方。 在出席前先吃一點東西。我必須再提醒你一次，你之所以受邀，不是因為別人覺得需要把你餵飽，而是因為他們想謝謝你和他們做生意，或他們認為邀請你有助於把活動辦得更成功。那些出席社交聚會後只顧著大吃大喝的人完全錯失了大好機會，也辜負了活動的真正用意。 入場前，先去一下盥洗室，對著鏡子徹底檢查一下儀表：從頭髮、牙齒、鈕扣、拉鍊、化妝到領帶。噴一點口氣清新劑，用溫水和肥皂洗一洗手，然後把手完全擦乾。避免在開始交際，和別人握手時，伸出的手又冷又黏。 入場前另外一個檢核點是領取名牌。記得把名牌別在右肩前面，因此任何人和你握手時，都會看到你的名字。把名牌別在醒目的位置也可以幫助其他人記住你的名字，這是我們參加任何拓展人脈的聚會時努力想達到的目標。例如，千萬不要把名牌別在皮帶扣上，害別人得低下頭才看得到你的名字。應該設法讓別人很容易就能清楚看到你的名字（如果適當的話不妨附上職銜），因此要介紹你或和你交談都會更容易些。所有這些禮儀的用意都是讓對方感到更自在，他們自然會對你有好印象。 一旦你做好準備，就可以入場了。沒錯，是入場，先前已經入場的來賓會注意到你來了，所以入場時應該設法給別人製造好印象。走進會場的時候，臉上一定要帶著愉快親切的表情。有時候，我們其實並不清楚自己臉上會自然流露出什麼樣的表情。如果你還不清楚的話，請值得信賴的朋友告訴你實話。你平常的樣子和藹可親嗎？ 我有一次接到一個女人的電話，她告訴我，她先生剛被升為頂尖企業的最高主管。她先是為自己求助，希望我教她高級社交技巧，協助她扮演好企業家夫人的角色。不過和他們夫婦碰面時，我立刻明白我真正的客戶應該是誰。我在門口迎接他們，說：「恭喜，恭喜，某某先生！你希望今天針對哪方面下工夫？」他回答：「我不知道為什麼大家覺得我不好相處？」他說這句話的時候，面無表情，聲音單調，眼神呆滯。他顯然是個極有才幹的人，否則不可能爬到今天的位置。但是他需要了解自己給別人的觀感。他只需要讓聲音多一些活力，多一點抑揚頓挫，多一些「生氣」，眼神溫暖些，臉上也多一點表情，把身體挺直，展現正面的態度和自信的風采！ 不妨在鏡子前面角色扮演和練習，這樣做很有幫助，因為我們總是不了解自己的臉上會自然流露出什麼樣的表情，以及別人看了以後觀感如何。 現在，做好充分的準備和練習後，你可以開始拓展人脈了。當你走進會場時，要曉得大多數人都會看著門口，注意有誰來了，好好利用這點。走進會場後，停下腳步約十五秒左右，掃視全場，和其他人直接眼神交會，然後再開始和屋子裡的人交際。把腳步放慢，充滿自信地穿過會場。切記，態度就是一切！告訴自己，這是你的場合，你的舞台。當你滿懷自信地穿過人群時，你會為整個房間創造獨特的氛圍。 這些禮儀的用意在於，當你見到平常沒機會見到的人時，能令他們感到輕鬆自在，因此大家能暢所欲言，培養出不錯的交情。 比方說，如果有兩個人正在交談時，其他人可以走過去攀談嗎？如果有人自己單獨站在那兒，或是三五成群在談話呢？一般而言，如果有兩個人正在交談，插入他們之間談話不太明智，你不應該打擾他們。另一方面，你是否也曾經好幾次被別人纏住，無法脫身，而你又很確定這個人脈對你毫無用處？你應該如何巧妙地處理這種情況？當你看到兩個人慢慢走過去，似乎非常專心談話時，一定要敏銳觀察他們是否有可能碰巧是剛剛說的這種情況。利用眼神接觸，尋找可以插進去的空檔，觀察他們有沒有示意邀你加入。單獨站在一旁的人通常都很歡迎別人來攀談。至於三個人的小圈圈裡，通常都會有一個人落單，因此他也會很歡迎你加入。 活動當天（下） 當你見到別人時，應該先伸出手來，用力握住對方的手，臉上掛著溫暖迷人的笑容。關於誰應該先伸出手來握手，沒有任何性別上的規範。因此你應該設法第一個伸出手來。先伸手出來和別人握手的人自然取得掌控權，有機會自我介紹，開啟話題，因此在任何公務場合，應該總是設法主動和對方握手。在結交人脈的場合，應該準備好和許多人握手，交換很多張名片。你應該以目標為導向，隨時做好準備。伸出手時，應該拇指朝上，展現自信和親和力。握手時應該讓對方覺得你很想和他會面，讓他們認識你，並留下正面的印象。 如果你手裡拿著玻璃杯，千萬記得以左手握杯，好讓右手空出來握手，而且握住別人的那隻手不會被玻璃杯上的水氣弄得又濕又黏。萬一你一手拿著玻璃杯，另一手端著點心盤時，突然有人想要介紹你和別人認識，你該怎麼辦呢？是不是應該很快把一手空出來握手？答案是，從一開始就千萬不要讓自己陷於這樣的窘境。切記，你來這裡不是為了大快朵頤，甚至也不是來喝飲料的。如果你覺得適當的話，可以喝一點非酒精類飲料，例如果汁，另外一個選項是：喝一點淡葡萄酒。在這類場合中，限制自己的飲酒量是明智之舉。要記得，你是來工作，不是來玩樂的。很多人一、兩杯黃湯下肚後，就口沒遮攔，結果終究會為此付出代價。 應該對活動成功有所貢獻。別人之所以邀請你來，是認為你可以有所貢獻，因此不要讓主人失望。應該表現得開放而隨和，在言談舉止中散發出活力和熱情。盡量多說「幫忙」這兩個字，例如：「也許我幫得上忙」，或「我很樂意幫忙」，或「我怎麼樣才幫得上忙？」每個人聽到「幫忙」這兩個字時，都會有所回應，這是我們的天性。要記得多說這兩個字，你可以因此有機會在適當的公務交際場合中，拉近和別人的關係，並拓展業務。通常以這樣的方式提到「幫忙」時，別人的防衛心比較不會那麼強，態度也比較開放。 這種時候應該站著，還是坐著？站著的話，你比較可以保持機動，能隨時走動，和別人交談。坐著會限制你的選擇，而且可能令別人誤會你興味索然，甚至以為你很傲慢。不過如果你的談話對象選擇坐下來，那麼應該儘可能退到一個比較適合談話、令他覺得自在的地方，配合他的行為模式，拉近彼此的關係。而也唯有在這個時候，吃東西是完全得體的。如果你的同僚想坐下來吃一點東西，你應該跟進。選擇比較容易入口的小點心，避開任何淋了醬料或不容易吃的食物。萬一蚌殼飛出去，或西裝領子上灑滿食物屑，那麼別人一定不會對你有好印象。 一般而言，應該和每個人聊個三、五分鐘才離開。不過告退時要非常小心，應該坦誠說明你的動向。別忘了，你來參加活動是為了贏取信任，發展關係，如果你不打算回來找這個人談話，絕對不要說：「我一會兒就回來。」必須心口如一。合乎禮儀的說法是圓融但坦誠地說明：「和你聊天非常愉快，很謝謝你花時間和我談話，不過我必須過去那邊和一位先生談一談。如果今天晚上沒有機會再碰面，或許未來幾週我們可以保持聯繫。」如此一來，你保持選項開放，沒有作任何承諾，而且心口如一。然後比較有風度的做法是，介紹對方和另外一位賓客認識，不要讓他有被拋棄的感覺。 問：你應不應該設法和位階比較高的人攀談？例如貴公司的高階主管，或業界名人。 答：當然應該。這種拓展人際網路的活動最棒的地方就是，你有機會走出同事、同行和日常聯絡對象所構成的小圈圈，見到平常見不到的人。在主動出擊之前，必須先讓別人有很好的第一印象。你有沒有準備好相關的聊天話題？你有沒有事先蒐集充足的資訊，能針對他們的公司、職務和行業提出有力的問題。不過當你在這樣的場合討論到公務相關話題時，要特別注意。你能不能適時向對方道賀，因為他們公司達到高成長或重要里程碑？你能不能簡單扼要地說明你和這個活動及主辦單位的關係？尤其如果你談話的對象是貴公司的高階主管，一定要做好準備，提出你對公司的看法，並且表示你身為團隊的一份子，感到多麼光榮。 一定要記得感謝對方讓你有機會有所貢獻，協助公司達成目標。「請」、「謝謝」、「抱歉」、「不好意思」都是很簡單的字眼，我們卻往往說得不夠多！其實這些基本、簡單的禮貌性語詞，其他人聽再多遍也不覺厭倦，在高度文明的社會中更是如此。 換名片的時候，一定要記得先問：「我可不可以給你一張我的名片？」或「方便給我一張名片嗎？」關鍵在於總是先詢問，絕對不要假定別人想要你的名片。我確實碰過有人在我問了這個問題之後，回答：「不必了，茱蒂。事實上，如果你可以把名片寄到我的辦公室就沒問題，不過我今天晚上真的不想在這裡收集一大堆名片。」所以要記得先詢問對方，他們總是會給你答案。雖然很明顯大家一定會開始換名片，不過先問過對方能表達你對他們的尊重，並且顯示你不預作任何假設。收到別人的名片後，名片放的位置應該展現你對他的敬意，例如放在你預先準備拿來放名片的外套前口袋，或放在前胸內面的暗袋。如果你想在卡片上做一點註記的話，不要當著對方的面這麼做，待會兒再寫，否則簡直像在貶損他們。想想看，名片已經夠小了，在小小的名片背面記東西，好像在暗示關於他們公司的種種資訊毫不重要。 關於會見高階主管，需要特別注意一件重要的事情：絕對不要向高層人士要名片。就商場禮儀而言，高階領導人通常只和其他地位相當的人交換名片，在他們的圈子裡，這是公認的做法。萬一有某個高層人士向你要名片，你應該視之為莫大的恭維。 你的目標應該是在活動中見到愈多人、握到愈多手愈好。你要知道，一般人在參加活動時，確實會注意其他人，如果你熱情地廣結人脈，別人會認為你企圖心很強，很專注而且十分專業；而老是流連於吧檯或垂涎餐檯食物的人，如果別人只當他們肚子很餓，已經不錯了，更可能認為他們對活動毫無興趣，一點也不專業。我有一次參加一個活動，成功的廣結善緣，離開的時候，有一位企業高階主管走過來問說：「請問你貴姓大名？我一直觀察你和大家交際，我決定我需要認識你。我想聘請你來為我做你剛剛做的事情。」這給了我很好的一課，我從此都記得，無論在任何場合，你都等於站上了商業的舞台，其他人會評斷你、你的行為舉止、禮貌儀態和專業素養。 活動結束後 為了不要白白浪費了先前投注的心血，活動結束之後的動作是關鍵的最後一步。道別的方式也是一門藝術和重要流程，你可以藉機以耀眼的表現突顯自己。無論是大型活動或小型餐會，如何退場都是巧妙的藝術。當你展現優雅的姿態、合宜的禮儀和細膩的手腕時，你的離去將留給大家優雅得體而專業的最後印象，達到了突顯自己的目的。 預備離開時，你的首要之務是讓其他人覺得能夠參加這場盛會，和你談談話，實在很不錯。你應該感謝他們撥冗來參加，並且設法找到主人，謝謝他邀請你來參加。 其實仔細想一想，在大多數情況下，拓展人脈時最實質的談話內容，往往都是在道別時發生的，談話的地點可能在衣帽櫃前排隊等候拿外套的時候，或是在建築物外面，甚至在停車場中。最後一刻可能是最重要的一刻，因為這時候大家都比較放鬆，卸下心防。最好不要一路跟著某個重要人脈到停車場，然而當機會自動來臨時，應該設法和他們一起走出去，掌握幾分鐘的時間，誠懇地和對方談一談。 如果你是活動主辦人，一定要陪著賓客走出去，就好像你在家裡請客時一定會送客一樣。 活動結束後，應該檢查一下你收集來的名片，如果需要的話，在背面做一些註記。如果遲遲不做這件事，你可能會逐漸忘掉一些重要的細節，以至於影響後續的追蹤聯繫。必須慎重處理後續的聯繫，一定要在活動結束後第二天或儘快和你遇見的人聯繫。 你可能只想和目前或在最近的將來對你有用的人聯繫，請切記，這樣做是不對的，而且很沒禮貌。必須和你見過的每一個人聯繫，謝謝他們花時間和你談話，表示你很有興趣和他們繼續保持聯繫，讓他們知道你非常珍視這次難得的交談。展現這種高層次的商業禮儀不只能讓別人留下深刻的好印象，而且也會對你另眼相看。如果你目前不需要這個人脈，何必這麼麻煩呢？好的人際網路需要持續的關照與經營。擅於建立人脈的人都懂得隨時保持聯繫，而不是只有在出了差錯時才緊急求援。展現合宜的禮貌和良好的人際關係技巧，尤其當你目前不需要別人幫忙的時候，更能顯示你是個有自信的出色人才。對方未來和你生意往來的時候，更會記得當初留下的好印象。 後續聯繫應該採取什麼形式？就簡短的後續聯絡而言，電子郵件還算適當，尤其是如果你面對的是個有濃厚的「e心態」或「e文化」的公司更是如此。在今天的商場上，電子郵件是高效率的溝通方式，也是可接受的通行做法。不過我絕不會建議單單以電子郵件表示感謝或進行後續聯絡，另外一個絕對不會錯的表達方式，則是親筆短箋，而且會讓你顯得與眾不同。想想看，你昨晚見到的這個人同時也見到了其他二十個人，這樣做只有好處，沒有壞處。請注意：寫在高質感私人信紙上的親筆短箋（社交往來用藍色墨水，商業書信則用黑色墨水），信封上貼著郵票，而不是只有「郵資已付」戳記，是非常有力而持久的個人宣言。 利用電話致意也很適當，如果你在活動過程中沒有機會和對方談個三、五分鐘的話，就更是如此。我最近參加了一場頒獎典禮，我坐的那張桌子坐了十個人。我沒有機會和每個人都說上話，不過大家確實交換了名片。第二天，我透過電話和每個人聯繫，問他們：「請告訴我你的專業是什麼。」其中有個人有點遲疑，不知道我的用意何在，他在獵人頭公司上班。所以我說：「我覺得你好像不太自在，所以希望你明白，我這麼做只不過想要有效率一點。我努力拓展人際網路，參加很多活動，我想讓每個人都覺得參加這些活動有它的價值。你永遠不曉得我什麼時候會碰到什麼人，可能會需要借重你的專業判斷。因此我需要更深入了解你的專業，以及你想結交什麼樣的人脈，如果我剛好碰到某個人很符合你的描述時，我可以更有效率地幫忙牽線。我希望能幫得上忙。」聽完這番話，他的心態完全改變了。當別人曉得你想幫助他們時，立刻會喚起他們的注意，更願意拉近彼此的關係，和你有生意往來。切記，後續聯絡的時候，記得詢問對方有什麼你幫得上忙的地方。結交人脈是一條雙向道。 廣結人脈的小竅門 ● 先吃一點東西。你去參加活動，不是為了吃東西。 ● 盡量少喝飲料。 ● 和落單的人攀談，或加入三五成群的小團體。他們最歡迎你加入。 ● 臉上帶著親切的表情。如果你不確定自己平常都自然流露出什麼表情，最好先對著鏡子練習，或請信賴的朋友和你一起練習。 ● 多和其他人握手。 ● 準備好一段搶眼的自我介紹，內容包括你的姓名、頭銜和從事的工作。 ● 慢慢來，不要急。好好利用這十五分鐘的機會。 ● 先專心聽別人說話，等一下再到別人看不見的地方記筆記。 ● 事後應該透過電子郵件、短箋或電話保持聯絡，即使是目前幫不上什麼忙的人，也要對他們禮數周到。 ● 如果其他人有需要幫忙的地方，應該主動提供協助。你參加活動不只要從中獲益，也要有所貢獻。 |
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